Comment trouver l’outil de collaboration et de documentation en ligne idéal ? Il y a beaucoup de critères à prendre en compte et il existe beaucoup d’outils sur le marché. Intéressons-nous à Notion et Confluence qui font partie des meilleurs outils de collaboration. Et surtout n’oubliez pas que le meilleur outil c’est celui qui vous correspond et que vous aurez envie d’utiliser !
1. Fonctionnalités et design
Notion se distingue de Confluence par son design. Notion permet d’intégrer un large éventail d’options et de les personnaliser selon vos besoins. Il comprend des tableaux Kanban, des bases de données et d’autres fonctionnalités spécifiques à Notion que Confluence ne possède pas.
(l’article dont nous nous sommes inspirés pour cet article désignait Notion comme « gagnant » sur le plan du design. Nous vous conseillerons plutôt une prise en main pour juger si l’outil correspond à vos habitudes et vos utilisateurs pourraient se l’approprier facilement.)
Confluence peut paraître plus rigide (mais attention c’est un critère subjectif, personnellement nous aimons le design des deux outils). Et il ne dispose pas des possibilités de personnalisation offertes par Notion. Cependant Confluence inclut plusieurs produits de l’éditeur Atlassian, notamment Jira (l’outil de gestion de projet que nous utilisons chez Inyulface) et Bitbucket. En complément notre article : « Dépasser les limites des outils de collaboration avec une charte d’utilisation ».
2. Support et formation
Notion est un outil avancé, il peut être difficile à apprendre à utiliser pour les nouveaux utilisateurs. Ses nombreux menus peuvent être déroutants. Si vous optez pour Notion, anticipez donc de consacrer beaucoup de temps et de ressources à la formation des membres de votre équipe.
Confluence est beaucoup plus simple à utiliser. Avec son interface simple et directe les nouveaux utilisateurs se sentiront moins débordé. Sur le long terme, Confluence peut donc permettre de réaliser des économies de temps et des ressources.
3. Interface
Notion réussit l’équilibre parfait entre simplicité et fonctionnalité, tout en maintenant une expérience utilisateur intuitive qui ne sacrifie pas la facilité d’utilisation. L’interface est légère et ne devrait pas lasser les collaborateurs.
Confluence a également une interface engageante. Mais Notion est un cran au-dessus en termes de design.
4. Collaboration
Notion vous permet de mettre en place la collaboration par défaut sur toutes vos tâches. Cela réduit considérablement le risque de conflits de tâches et encourage donc les équipes à collaborer.
Confluence, en revanche, est moins flexible que Notion en ce qui concerne les fonctionnalités de collaboration. Pour les documents collectifs, Notion offre une plus grande flexibilité.
5. Facilité d’utilisation
Même avec ses fonctionnalités wiki avancées, Confluence offre la meilleure expérience utilisateur intuitive dans un outil de collaboration en ligne. De plus, il permet de modifier vos pages à tout moment. Ce que Notion ne permet pas. Avec Confluence, vous pouvez créer du contenu de n’importe à partir de modèles disponibles.
Notion, en revanche, bloque les limites du formatage, ce qui rend beaucoup plus difficile la mise en œuvre de changements futurs.
6. Maturité du produit
Une grande entreprise pourra vouloir un produit mieux établi, comme Confluence. La plateforme est opérationnelle depuis déjà 15 ans et s’est donc améliorée sur le plan des fonctionnalités et de la productivité notamment.
Notion est relativement nouvelle sur le marché. Mais ses nombreuses fonctionnalités innovantes sont intéressantes pour la collaboration.
7. Utilisation personnelle
Pour une utilisation personnelle, Notion est un bon logiciel de productivité. Il est gratuit pour un utilisateur unique.
Confluence est un excellent outil mais il est plus complexe et possède de nombreuses fonctions qui peuvent être superflues dans une configuration « privée ».
8. Tarification
Confluence et Notion sont tous deux gratuits. Cependant, tous deux proposent des fonctionnalités supplémentaires payantes. Confluence est cependant le meilleur choix sur le plan de la tarification, en particulier pour les petites équipes. Les grands groupes pourront aussi bénéficier de tarifs adaptés.
La tarification de Confluence commence à 5 $ par mois avec des fonctionnalités avancées. Puis 100 $ par mois pour les équipes de 20 personnes. Des tarifs nettement inférieurs à ceux de Notion (8 $ par utilisateur par mois ou 200 $ pour un groupe de 20 personnes). De plus, Confluence est considérablement plus évolutif que Notion.
Nous vous conseillons de lire l’article détaillé en source pour une comparaison des forces et faiblesses de Notion et Confluence. Et surtout de vous faire votre propre opinion avec une prise en main gratuite des outils !
